Conservación de las histórias clínicas

Los pacientes tienen derecho a que quede constancia por escrito de todo su proceso sanitario. Esta historia clínica se identifica con un número único para su rápida localización, de este modo se facilita la asistencia sanitaria requerida por el paciente en cualquier momento. Entonces, parece lógico pensar que su conservación es indiscutible, ¿Pero, hasta cuando?

El problema que se les plantea a los Centros Sanitarios, tanto públicos como privados, es el hecho de llegar a conservar la documentación de los pacientes indefinidamente, provocando problemas de espacio y almacenamiento, pudiendo llegar a repercutir, en la organización y funcionamiento del propio centro.

También es importante tener en cuenta que la conservación de la historia clínica responde a temas judiciales, a razones epidemiológicas, de investigación, así como a la creación de un fondo histórico documental.

Aunque bien es cierto que la Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal y su Reglamento de desarrollo (a partir de ahora LOPD y RDLOPD, respectivamente) no establecen un plazo específico de conservación de las historias clínicas por parte de los centros públicos o privados, no se trata de una cuestión sin regular legalmente. La LOPD hace referencia al principio de conservación de acuerdo a la finalidad del tratamiento.

De acuerdo con el artículo 4.5 de la LOPD “Los datos de carácter personal serán cancelados cuando hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual hubieran sido recabados o registrados. No serán conservados en forma que permita la identificación del interesado durante un período superior al necesario para los fines en base a los cuales hubieran sido recabados o registrados”.

El artículo 8.6 del RDLOPD establece: “Los datos de carácter personal serán cancelados cuando hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual hubieran sido recabados o registrados. No obstante, podrán conservarse durante el tiempo en que pueda exigirse algún tipo de responsabilidad derivada de una relación u obligación jurídica o de la ejecución de un contrato o de la aplicación de medidas precontractuales solicitadas por el interesado. Una vez cumplido el periodo al que se refieren los párrafos anteriores, los datos sólo podrán ser conservados previa disociación de los mismos, sin perjuicio de la obligación de bloqueo prevista en la LOPD, y en el presente reglamento”.

Otra norma a tener en cuenta en el caso planteado es el Código Deontológico Médico, aunque tampoco establece un plazo concreto de conservación. Artículo 15.2: “El médico está obligado a conservar todos los protocolos clínicos y los elementos materiales de diagnóstico. En caso de no continuar con su conservación por transcurso del tiempo, previo conocimiento del paciente, podrá destruir el material citado, sin perjuicio de lo que disponga la legislación especial”. Es necesario, entonces, revisar la legislación específica.

Según la disposición legal 17.1 de la Ley 41/2002, de 14 de noviembre, básica reguladora de la autonomía del paciente y de derechos y obligaciones en materia de información y documentación clínica: “Los centros sanitarios tienen la obligación de conservar la documentación clínica en condiciones que garanticen su correcto mantenimiento y seguridad, aunque no necesariamente en el soporte original, para la debida asistencia al paciente durante el tiempo adecuado a cada caso y, como mínimo, cinco años contados desde la fecha del alta de cada proceso asistencial”.

Por último, será necesario tener en cuenta la normativa autonómica, por ejemplo, en el caso de Cataluña, la Ley 21/2000, de 29 de diciembre, sobre los derechos de información concerniente a la salud y la autonomía del paciente, y a la documentación clínica, en su artículo 12 establece: “La historia clínica debe conservarse como mínimo hasta veinte años después de la muerte del paciente. No obstante, se pueden seleccionar y destruir los documentos que no son relevantes para la asistencia, transcurridos diez años desde la última atención al paciente”.

Ésta Ley ha sufrido una modificación reciente por parte de la Ley 16/2010, de 3 de junio, de modificación de la Ley 21/2000, de 29 de diciembre, sobre los derechos de información concerniente a la salud y la autonomía del paciente, y la documentación clínica. No se dispone de un plazo único de conservación de las historias sino que se establece un periodo de quince años a contar desde la fecha del alta asistencial, para la conservación de unos determinados documentos contenidos en la historia. La documentación no mencionada expresamente y que forma parte de la historia clínica podrá destruirse transcurridos cinco años desde la fecha de alta.

En el caso de Navarra, la Ley Foral 29/2003, de 4 de abril, por la que se modifica parcialmente la Ley Foral 11/2002, de 6 de mayo, sobre los derechos del paciente a las voluntades anticipadas, a la información y a la documentación clínica, en su artículo 3 establece: “Los centros sanitarios tienen la obligación de conservar la documentación clínica en condiciones que garanticen su correcto mantenimiento y seguridad, aunque no necesariamente en el soporte original, para la debida asistencia al paciente durante el tiempo adecuado a cada caso y, como mínimo, cinco años contados desde la fecha de alta de cada proceso asistencial”.

Otro ejemplo de regulación autonómica sería el de Galicia, la Ley 3/2001, de 28 de mayo, reguladora del consentimiento informado y de la historia clínica de los pacientes establece en su artículo 20 la conservación de determinada documentación contenida en la historia clínica por tiempo indefinido. El resto de la información se conservará, como mínimo, hasta que transcurran cinco años desde la última asistencia prestada al paciente o desde su fallecimiento.

Una vez transcurridos dichos plazos, debería procederse a la cancelación de los datos, lo que supondrá su bloqueo, tal y como dispone el artículo 16.3 de la LOPD, “conservándose únicamente a disposición de las Administraciones Públicas, Jueces y Tribunales, para la atención de las posibles responsabilidades nacidas del tratamiento, durante el plazo de prescripción de éstas”. Sólo cumplido el citado plazo se procederá a su definitiva supresión.

La obligación de custodia y conservación analizada hasta el momento, incumbe no sólo al médico en activo sino también al médico jubilado o al que haya fallecido, pasando a ser una obligación de sus herederos.

Imagen: losbrezos /eventsservice

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