Control empresarial del email de los empleados

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La incorporación de Internet y de las nuevas tecnologías a nuestra vida económica y social ha afectado también a nuestra vida laboral diaria. Es muy común que hoy en día los trabajadores de una empresa utilicen el correo electrónico como medio de comunicación interno y externo.

Se trata de una herramienta de trabajo que el empresario pone a disposición de sus empleados para mejorar su rendimiento, pero, ¿puede éste controlar el uso que realmente se está dando al correo electrónico sin vulnerar su intimidad y su derecho a la protección de datos?

El correo electrónico puede contener una gran variedad de información, entre la misma, pueden registrarse datos de carácter personal e informaciones relativas a la esfera íntima del trabajador.

La Agencia Española de Protección de Datos se pronunció sobre el tema en un informe de fecha 10 de abril de 2006 en el que se recogían las recomendaciones y dictámenes de la Unión Europea. Los aspectos más relevantes a tener en cuenta son los siguientes:

El artículo 20 del Estatuto de los Trabajadores ha atribuido facultades específicas de dirección y control de la actividad laboral a la empresa que posibilitan el control del desarrollo de la prestación laboral. En su número 3 señala que “El empresario podrá adoptar las medidas que estime más oportunas de vigilancia y control para verificar el cumplimiento por el trabajador de sus obligaciones y deberes laborales, guardando en su adopción y aplicación la consideración debida a su dignidad humana y teniendo en cuenta la capacidad real de los trabajadores disminuidos, en su caso.”

Primero indicar que la legitimación para el tratamiento deriva de la existencia de la relación laboral y, por tanto, de acuerdo con el Art. 6.2 de la LOPD, no se requiere de consentimiento. Ahora bien, la empresa deberá cumplir con su deber de información previo y comunicar de forma clara e inequívoca cual es su política de control del correo electrónico y con que finalidad se realizará el mismo, así como indicar si se permite un uso personal de dicha herramienta de trabajo.

De este modo, tanto los trabajadores como sus representantes, deberán ser informados del tipo de tecnología utilizada por el empresario en relación con la vigilancia y seguimiento de su actividad laboral, debiendo abstenerse el empleador de recoger datos personales que resulten excesivos en razón de la propia naturaleza de la relación laboral.

En lo que respecta a la posible invasión de la intimidad del trabajador, el Tribunal Supremo ha resuelto en varias sentencias:
Es necesario recordar lo que ya se dijo sobre la existencia de un hábito social generalizado de tolerancia con ciertos usos personales moderados de los medios informáticos y de comunicación facilitados por la empresa a los trabajadores. Esa tolerancia crea una expectativa también general de confidencialidad en esos usos; expectativa que no puede ser desconocida, aunque tampoco convertirse en un impedimento permanente del control empresarial. Aunque el trabajador tiene derecho al respeto a su intimidad, no puede imponer ese respeto cuando utiliza un medio proporcionado por la empresa, en contra de las instrucciones establecidas por ésta, para su uso y al margen de los controles previstos para esa utilización y para garantizar la permanencia del servicio.
Por ello, lo que debe hacer la empresa de acuerdo con las exigencias de buena fe es establecer previamente las reglas de uso de esos medios, con aplicación de prohibiciones absolutas o parciales, e informar a los trabajadores de que va a existir control, así como de los medios que han de aplicarse en orden a comprobar la corrección de los usos, sin perjuicio de la posible aplicación de otras medidas de carácter preventivo, como la exclusión de determinadas conexiones.
De esta manera, si el medio se utiliza para usos privados en contra de estas prohibiciones y con conocimiento de los controles y medidas aplicables, no podrá entenderse que, al realizarse el control, se ha vulnerado “una expectativa razonable de intimidad.

Es muy importante tener en cuenta que el control del correo electrónico que puede ejercer el empresario siempre debe cumplir con el criterio de la proporcionalidad, no puede desarrollarse una vigilancia empresarial desmesurada, teniendo en cuenta que el derecho que puede verse afectado es el de la intimidad.

En conclusión, el empresario puede realizar un control del correo electrónico de los empleados, cuando este correo sea titularidad de la empresa, teniendo en cuenta que es preferible que previamente instaure una política que tenga muy presente el criterio de proporcionalidad y que esta sea comunicada a los empleados para crear transparencia y que los mismos sepan a que atenerse cuando hagan uso de dicha herramienta de trabajo.

Imagen via masternewmedia