10 pasos para registrar tus ficheros de datos en la AEPD

La creación de ficheros que contengan datos de carácter personal exige la notificación previa a la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) para su inscripción en el registro, según lo dispuesto en la Ley de Protección de Datos (LOPD). Pero, ¿cómo realizar las notificaciones a las que todo Responsable del Fichero está obligado? Lo explicamos en unos sencillos pasos:

1.  Mediante el sistema NOTA (Notificaciones Telemáticas a la AEPD). En la web de la Agencia se puede encontrar un formulario electrónico en PDF, compuesto del impreso de solicitud de inscripción y del contenido de la notificación del fichero. Este sistema permite el uso de notificaciones tipo precumplimentadas o de notificaciones generales para presentarlas ante la AEPD.

2.  Ejemplos de notificación. Se pueden notificar de forma simplificada los ficheros de titularidad privada de comunidades de propietarios, clientes, libro recetario de las oficinas de farmacia, pacientes, gestión escolar, nóminas, recursos humanos y videovigilancia, así como los de titularidad pública de recursos humanos, gestión del padrón, gestión económica o control de acceso.

3.  Cumplimentación del formulario. En primer lugar, se puede descargar de la página principal del formulario de solicitud de inscripción de ficheros. Se deben responder a las preguntas iniciales del asistente, dependiendo del tipo de solicitud y forma de presentación elegido, así como cumplimentar los diferentes apartados de la notificación.

4.  Formas de presentación. Se puede presentar de forma telemática, a través de internet, para lo que se requiere firma electrónica. Así cómo, mediante formato papel, que incluye un código óptico de lectura para agilizar su inscripción. También se puede presentar a través de una interfaz XML, indicado para aquellos responsables o desarrolladores que quieran realizar las inscripciones con sus propias aplicaciones informáticas, a través de Internet con y sin certificado de firma reconocido.

5.  Lugar de presentación. La presentación de solicitudes en el Registro Electrónico de la AEPD podrá realizarse durante las 24 horas, todos los días del año. Si se desecha la vía informática, se puede presentar mediante correo ordinario en la siguiente dirección: AEPD c/ Jorge Juan, 6 28001- Madrid. También es posible su entrega en los registros y oficinas de la Agencia.

6.  Confirmación de la notificación. Una vez enviado el formulario por vía telemática se recibirá el acuse de recibo de la AEPD. La no recepción del mensaje de confirmación, o en su caso, la recepción de un mensaje de indicación de error implica que no se ha producido la recepción del mismo, debiendo realizarse la presentación en otro momento o utilizando otros medios.

7.  Inscripción en el Registro de Protección de Datos (RGPD). El Registro inscribe el fichero si la notificación se ajusta a los requisitos exigibles. En caso contrario,  podrá pedir que se completen los datos que falten o se proceda a su subsanación.

8.  Código asignado. Una vez inscrito el fichero en el RGPD, la AEPD notificará la resolución de inscripción del Director, en la que se comunicará el código de inscripción asignado a la dirección que a esos efectos se ha hecho constar en el apartado correspondiente de la Hoja de solicitud.

9.  Consulta de la inscripción. En el Canal del responsable de la página web de la Agencia, se puede consultar el contenido completo de la inscripción mediante certificado de firma electrónica de la persona que  presentó en su día la notificación. En caso de no disponer de un certificado de firma, puede realizar la consulta identificándose mediante el DNI y el código de inscripción. Además, se podrá realizar un seguimiento del estado de tramitación de las notificaciones remitidas a la AEPD a través de Internet mediante el sistema NOTA.

10.  Otras obligaciones de la LOPD. La inscripción de un fichero en el RGPD, únicamente acredita que se ha cumplido con la obligación de notificación dispuesta en la Ley de Protección de Datos, sin que de esta inscripción se pueda desprender el cumplimiento por parte del Responsable del fichero del resto de las obligaciones previstas en la Ley y demás disposiciones reglamentarias.